LE GUIDE POUR REDIGER VOTRE CAHIER DES CHARGES AVANT DE DEMARRER VOTRE RECHERCHE DE LOCAUX PROFESSIONNELS

Vous êtes à l’étroit dans vos bureaux actuels, vous voulez travailler dans des locaux qui correspondent davantage aux besoins et à l’image de votre entreprise, vous allez déménager ? Oui mais où ?…Il faut donc anticiper votre projet à l’aide d’un cahier des charges. Voici un guide pour rédiger ce cahier des charges aussi complet que possible…

Le contexte : pourquoi recherchez vous de nouveaux locaux ?

Pour commencer, identifiez clairement la raison première qui vous a poussé à chercher de nouveaux locaux. C’est la réponse à ce problème qui sera votre priorité pendant vos recherches. En matière d’immobilier d’entreprise, mieux vaut ne pas céder au coup de cœur. C’est la raison qui doit l’emporter !

La localisation : un choix stratégique

Pour l’adresse, plusieurs critères entrent en ligne de compte :

  • la ville et/ou le quartier,
  • la desserte des transports en commun,
  • les habitudes et lieux d’habitation de vos collaborateurs,
  • l’image que vous souhaitez renvoyer.

Beaucoup d’enjeux se cachent derrière la localisation. Un emplacement central coûtera plus cher mais sera source d’attractivité et de gain de temps pour les déplacements. Un emplacement plus éloigné sera peut-être moins facile à vivre pour les salariés mais source d’économies. Des économies qui permettront d’offrir plus de services aux collaborateurs et un cadre de travail plus agréable. Une compensation non négligeable…

Le budget : ne rien oublier

Dans l’immobilier d’entreprise, les loyers sont le plus souvent nets de toutes charges et fiscalité pour le propriétaire. C’est le locataire qui s’en acquitte. Et cela comprend les charges de l’immeuble, la taxe sur les bureaux, la taxe sur l’enlèvement des ordures ménagères ainsi que la taxe foncière.

A prendre en compte également, le type de bail et la durée ferme d’engagement ou encore les économies potentielles avec la franchise de loyer.
Bon à savoir : en immobilier d’entreprise, le référentiel est un prix en euros par m2 et par an.

Les aménagements : anticipez vos besoins

Avant de commencer à chercher vos locaux, prenez le temps de réfléchir aux aménagements que vous souhaitez mettre en place :

  • Quelle configuration?
  • Faut-il créer une proximité géographique entre des services qui travaillent régulièrement ensemble ?
  • Quel espace pour la cuisine ? A l’ère du « bureau-maison », c’est un espace qui devient souvent le lieu de toutes les rencontres et discussions dans l’entreprise.
  • Quels sont vos besoins en terme de stockage?
  • La tendance, pour information, est incontestablement à réduire les surfaces de travail à la faveur des espaces collaboratifs.

N’oubliez pas de prévoir le bon nombre de sanitaires : la législation en vigueur en impose 1 pour 10 collaborateurs. Ils doivent être séparés pour les hommes et les femmes.
Et enfin, dernier élément à prendre en compte dans l’aménagement : l’accessibilité pour les personnes à mobilité réduite. Les installations sont aujourd’hui obligatoires mais certains immeubles, notamment dans Bordeaux, ne peuvent malheureusement pas respecter ces normes.

La superficie : mieux vaut trop que pas assez

Pour estimer la surface dont vous aurez besoin, vous pouvez vous baser sur cette règle de calcul :

  • compter 7m2 par personne en open space, 12m2 en bureau individuel,
  • prévoir 20% de surface supplémentaire pour les espaces de circulation, espaces communs et espaces annexes (sanitaires, locaux techniques…),
  • et ajouter plus ou moins 10% pour la marge d’erreur.

Il est de plus en plus fréquent d’anticiper les perspectives de développement de l’entreprise et de prendre des locaux plus grands que nécessaire, quitte, dans un premier temps, à sous-louer les postes de travail non utilisés.

Les basiques à lister

Quelques points qui semblent évidents mais qui restent importants à spécifier dans votre cahier des charges :

  • Climatisation et chauffage
  • Eclairage et acoustique
  • Ascenseurs
  • Réseaux et connectivité : l’immeuble est-il relié à la fibre ? Y a-t-il du réseau avec tous les opérateurs de téléphonie mobile ?
  • Faudra-t-il bientôt prévoir un ravalement de la façade de l’immeuble ? Des travaux dans les parties communes ? Le cas échéant, ces deux points seront à négocier dans le bail.
  • Qui sont les autres locataires de l’immeuble : des concurrents, des partenaires ?
  • Quel est l’environnement proche ? Quelle est l’offre de restauration dans le quartier ?

Le bâtiment

Le bâtiment dans lequel vous vous installerez sera la première image que percevront vos visiteurs. Dans certains cas, suivant le positionnement ou l’activité de votre entreprise, un immeuble ancien ou au contraire moderne vous conviendra mieux. Le standing que vous attendez de l’immeuble peut être également précisé dans votre cahier des charges : doit-il être haut de gamme, high-tech… ?

Pensez également aux immeubles HQE (haute qualité environnementale) ou même à énergie positive, intéressants, à la fois en terme d’image et d’économie.
Puis, dernier élément important : les places de parking et/ou le local vélo.

Pour le planning, prévoyez environ un an entre le début de votre recherche et son aboutissement.

Vous l’aurez compris, la recherche de nouveaux locaux est un travail de longue haleine. Alors n’hésitez pas à nous contacter, nous sommes là pour vous accompagner dans votre recherche mais aussi pour vous permettre de gagner en temps et en efficacité.

contact@bsnconseil.com

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